Elektronické schvalování dokladů
Zautomatizování procesu zpracování přijatých dokladů přináší prokazatelné úspory. Celý proces schvalování se zrychlí a zpřehlední. Nabízíme komplexní řešení od nástroje pro pořizování dat až po dlouhodobou archivaci dokumentů.
1
Příjem dokladů
Aplikace je připravena přijímat doklady z několika míst současně včetně automatického zpracování dokladů, které jsou zaslané emailem. Podporujeme hromadné skenování a rozdělování faktur.
2
Načtení údajů
Automatická extrakce údajů z faktury. Uživatelé již údaje nepřepisují, jen kontrolují správnost načtených údajů. Dosahujeme vysoké přesnosti a správnosti dat. Automaticky doplňujeme související data přímo z ekonomických systémů
3
Kontrola údajů
Automaticky kontrolujeme náležitosti dokladů ihned při jejím příjmu a upozorníme na nesrovnalosti. Kontrola je postavena na interních informacích a pravidlech, ale využíváme i externí datové zdroje. Například systém ARES.
4
Schvalení dokladů
Elektronické schvalovací workflow, které obsahuje automatizované schvalovací pravidla. Aplikace nalezne zodpovědné schvalovatele dokladů a předá jim doklady na schválení. Pravidla lze dynamicky upravovat dle aktuálních potřeb společnosti. Při schvalování dokladů lze využít organizační strukturu společnosti, finanční limity, zástupy uživatelů. Schvalovací workflow zajišťuje flexibilitu a rychlost předávání dokladů mezi jednotlivými schvalovateli.
Součástí schvalování jsou evidovány i přílohy.
5
Přístup k informacím
K dokladům lze přistupovat odkudkoliv a kdykoliv. Jednoduše a efektivně lze dohledat informace, které jsou potřeba. Na doklady lze aplikovat vyhledávání dle různých parametrů, které rychle vrátí relevantní informace.
Provázání dokladů
Doklady lze provázat s dalšími doklady a zahrnout je do schvalování. Lze párovat faktury na objednávky, kontrolovat limit plnění faktury dle smlouvy atd.
6
Archivace
Automatizovaná archivace dokladů v důvěryhodném archívu. Vše na jednom místě. Není třeba fyzická skladovací kapacita. Je zabezpečen audit a kontrola integrity dokladů. Doklady jsou ukládány do souborového systému serveru, který lze jednoduše archivovat a zálohovat. Velikost archívu je omezena jen velikostí diskového úložiště a může obsahovat desítky miliónů dokladů.
Součástí archivace jsou skartační pravidla, odpovídající české legislativě a GDPR.